Cresça seu negócioPOR PONTO URBANOPUBLICADO EM 30/06/2017

MÉTODO PDCA E APLICATIVOS PARA AUMENTAR SUA PRODUTIVIDADE EM ESPAÇOS DE COWORKING

O crescimento de uma empresa depende em grande parte da capacidade de produzir mais, melhor e em menos tempo. Não apenas aplicativos mas também processos são cada vez mais importantes para ganhar eficiência sem criar um sistema administrativo burocrático e engessado. Nesse ponto, o método PDCA (Planejar, Fazer, Checar, Agir) é muito simples de ser absorvido por todos e pode ser potencializado com o uso de aplicativos simples, muitas vezes gratuitos. Quando usados em conjunto nos espaços de Coworking, esses aplicativos e métodos podem organizar a interação entre colaboradores gerando processos mais prazerosos e eficientes.

Método PDCA

Se você já trabalha há algum tempo com administração, provavelmente já tenha ouvido falar em PDCA (Plan, do, check e action – Planejar, fazer, checar, agir). Não se trata de um software ou aplicativo, mas de um método de trabalho cuja base está na repetição, aplicada sucessivamente nos processos para que se busque a melhoria de forma continuada. Neste contexto, o planejamento, a padronização e a documentação são práticas importantes, assim como medições precisas.

Ele é composto de 4 etapas que mostramos a seguir:

Plan

É a etapa em que se analisam os problemas que querem ser resolvidos, seguindo a seguinte ordem:

  • Definição dos problemas
  • Definição de objetivos
  • Escolha dos métodos
  • Se questionar 5 vezes porque o problema ocorreu, sempre tornando sua resposta mais completa.

Aqui, o conceito de PDCA já começa a se mostrar: a repetição estruturada e organizada em busca de soluções.

Do

É hora de pôr a mão na massa, executando-se o que foi determinado no passo anterior:

  • Treinar o método
  • Executar
  • Realizar eventuais mudanças
  • Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática
  • Medir e registrar os resultados

Check

Esta é uma das etapas mais importantes que definem o conceito do PDCA num ciclo. Depois de checar, vamos procurar agir de forma melhorada:

  • Verificar se o padrão está sendo obedecido
  • Verificar o que está funcionando e o que está dando errado
  • Perguntar por quê? a cada passo
  • Com as respostas, treinar o método definido

Act

Hora de agir com mais assertividade.

  • As coisas estão conforme programado? Continuar assim!
  • Na verdade existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
  • Melhorar o sistema de trabalho
  • Repetir as soluções que se mostraram adequadas

Ao final da quarta fase, o conceito de PDCA recomenda o reinício do ciclo para se buscar uma melhoria continuada e ininterrupta.

Softwares e Aplicativos de Produtividade

Além disso, em tempos nos quais tudo é tecnologia, utilizar um software para fazer essa gestão não é nenhuma grande inovação, mas uma ferramenta necessária para garantir o cumprimento de prazos e a harmonia no ritmo de trabalho. E já existem diversas ferramentas (algumas gratuitas) através das quais é possível gerenciar a sua equipe, sem maiores problemas.

Xmind - O software permite elaborar mapas a partir de ideias para visualizar as diversas nuances e memorizar os conteúdos. A vantagem é que, ao colocar o projeto em prática, você já estará basicamente preparado para o que possa surgir pelo caminho.

PM Canvas é a ferramenta ideal para coworking, pois através dela é possível organizar um projeto de forma participativa, em tempo real, como se fosse uma conversa de Whatsapp.Este aplicativo é compatível com sistemas IOS e Android, você pode baixá-lo em seu celular e desfrutar de todas as vantagens dessa ferramenta tão eficiente.

RunrunIt é um software on line de gerenciamento, que possibilita que as demandas de sua equipe sejam mapeadas, de forma a mensurar a carga de trabalho de cada membro da equipe, de acordo com os prazos estabelecidos com cada cliente.

Redmine Programa gratuito que inclui calendário e ferramentas para criar diagramas de Gantt, mostrando as metas de cada fase do projeto.

Smartsheet é um programa simples e eficiente para gerenciamento de projetos e equipes utilizando barra de Gantt

Collabtive Começou em novembro de 2007 como uma alternativa opensource a Basecamp e ActiveCollab.

ProjectPier Programa gratuito em PHP para gerenciar tarefas, projetos e equipes num entorno muito intuitivo

OpenGoo Solução completa gratuita para melhorar a produtividade, colaboração e comunicação do time. Permite a gestão da documentação, emails, tarefas e gerenciamento da linha de tempo. Podem subir documentos e editá-los online, facilitando o trabalho em equipe.

Para os usuários do sistema Google Apps, a Ponto Urbano recomenda os seguintes aplicativos que podem ser adquiridos diretamente na Plataforma de marketplace do Google:

Ultradox : Automatiza tarefas repetitivas como criar um contrato a partir de dados recebidos por email

WIZY.: Verdadeira dádiva divina. Usamos na Ponto Urbano e recomendamos. Com ele você pode criar templates de e-mails para serem compartilhados entre toda a sua equipe, ratrear a bertura de um email enviado para um cliente, agendar reenvio de e-mails e mauito mais. E tudo isso sem gastar nada